Responsable Administratif et Financier _Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi des Programmes

Rappels et contexte

La Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi des Programmes (CPCSP) du Ministère de l’Hydraulique et de l’Assainissement  a été chargée dans le passé  de la gestion des projets PSE (Projet Sectoriel Eau) et PLT (Projet sectoriel Eau Long Terme), respectivement exécutés sur les périodes de 1996-2002 et 2002-2008 pour accompagner la première génération de réformes institutionnelles de l’Hydraulique urbaine et de l’Assainissement avec les importants programmes d’investissement développés à l’époque ainsi que des grands chantiers de développement des politiques, stratégies et services d’eau et d’assainissement en milieu urbain. Avec des performances importantes enregistrées dans la mise en œuvre des projets et programmes à elle confiés, le Ministère chargé de l’Hydraulique et de l’Assainissement a décidé de son institutionnalisation en tant que structure formelle suivant le décret n°2018-1367 du 19 juillet 2018 portant organisation du Ministère de l’Hydraulique et de l’Assainissement.

Suivant les dispositions de ce décret, la Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi des Programmes (CPCSP), en relation avec les structures compétentes, est chargée :

• D’assurer la coordination de la formulation, le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre de la politique sectorielle ;
• D’appuyer la mobilisation des financements au profit du secteur ;
• D’accompagner tous les processus d’identification, de formulation, de suivi d’exécution et d’évaluation des programmes et projets du secteur ;
• D’assurer la coordination de la gestion des programmes et projets du secteur ;
• De coordonner la gestion des aspects transversaux des projets et programmes ;
• De suivre et d’appuyer, en relation avec les différentes structures compétentes, les processus de planification, de programmation, de budgétisation et de suivi-évaluation des projets et programmes ;
• De participer à l’organisation et à la gestion du système sectoriel d’informations et de suivi ;
• De participer au renforcement des capacités des agents du secteur en matière de planification, de programmation, de budgétisation et de suivi-évaluation ;
• De jouer le rôle d’interlocuteur des services compétents, des ministères, des organisations régionales et internationales compétentes en matière d’études et de planification dans le domaine de l’hydraulique et de l’assainissement ;
• De coordonner le dialogue avec les partenaires du secteur ;
• D’élaborer et de publier des rapports et notes périodiques.

La CPCSP a coordonné plusieurs opérations dans le secteur, notamment les projets multi-composantes financés par la Banque Mondiale, la Banque Africaine de Développement (BAD), le Grand-duché du Luxembourg, le Royaume de Belgique, l’Union Européenne, l’USAID, etc. Et pour son fonctionnement, la CPCSP s’appuie sur un Coordonnateur, un Chef de la Division Administrative et Financière, dirigée par un Responsable Administratif et Financier et un Chef de la Division des Opérations.

Les présents termes de référence sont conçus dans le cadre de la sélection d’un Responsable Administratif et Financier (RAF) au sein de la Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi des Programmes, en remplacement de l’actuel occupant du poste, admis à faire valoir ses droits à une pension de retraite.

Responsabilités

Placé sous l’autorité du Coordonnateur, le Responsable Administratif et Financier (RAF) a en charge la gestion administrative, financière et comptable des financements dont la gestion incombe à l’unité de coordination. Il supervise le personnel et assure la gestion des services généraux. Il apporte un appui au coordonnateur dans la gestion de la relation avec les Bailleurs de fonds.

Le Responsable Administratif et Financier assure la fonction de Chef de la Division « Administration & Finances » et travaillera en étroite collaboration avec ses homologues des structures internes du Ministère de l’Eau et de l’Assainissement et des autres structures partenaires en dehors du périmètre du Ministère.

Principales tâches

Le Responsable Administratif et financier a en charge les tâches suivantes :

Gestion financière, comptable et administrative

• Assurer le bon fonctionnement du système de suivi financier et comptable de la CPCSP, y compris la production des informations nécessaires ;
• Assurer, et accompagner chaque année, l’établissement du budget à temps, et suivre son exécution ;
• Veiller à l’utilisation du budget conformément aux prévisions et aux objectifs ;
• Élaborer, suivant les périodicités et les délais requis, les rapports de suivi financiers et budgétaires, avec des recommandations pertinentes au coordonnateur et tenir compte des procédures des partenaires techniques et financiers ;
• Préparer et suivre les demandes de versement, de réapprovisionnement de fonds ;
• S’assurer des paiements fournisseurs au niveau de la CPCSP et au niveau des AGEX, dans les plus courts délais possibles
• Vérifier l’existence de pièces justificatives probantes et suffisantes à l’appui des engagements et des paiements ;
• Veiller à la transparence dans l’utilisation des ressources dans toutes les activités de la CPCSP ;
• Vérifier les aspects contractuels et financiers de chaque facture, demande de paiement, état ou décompte transmis par le Coordonnateur ;
• Assister le Coordonnateur dans le suivi financier, administratif et juridique, des activités du CPCSP pour l’atteinte des objectifs visés ;
• Veiller rigoureusement au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses et des décaissements, etc.) Dans toutes les activités mises en œuvre par la CPCSP ;
• Assurer le suivi des opérations financières des comptes de la CPCSP (engagements, retraits, règlement, état de rapprochement bancaire) ;
• Superviser la tenue de la comptabilité générale, analytique et budgétaire de la CPCSP ;
• Guider les comptables et les responsables financiers des autres structures qui travaillent avec la CPCSP dans l’élaboration du programme de travail et les budgets associés ;
• Établir les états financiers relatifs aux activités de la CPCSP ;
• Assurer la gestion de la trésorerie de la CPCSP et veiller au respect du calendrier des activités et au maintien permanent d’un équilibre financier ;
• Suivre les engagements financiers pris dans le cadre de ses activités ;
• Assurer le suivi des relations financières avec l’Etat et les bailleurs de fonds, ainsi qu’avec le Trésor, les banques et les autres institutions financières ;
• Assurer la programmation, l’acquisition et la bonne utilisation des biens et services ;
• Assurer la gestion de la logistique (véhicules, motos) ;
• Assurer la bonne conservation du patrimoine (immobilier et mobilier et stock, archives, etc.) Conformément aux règles régissant la comptabilité des matières et du patrimoine ;
• Tenir à jour le registre d’enregistrement des biens mobiliers et immobiliers ;
• Procéder à l’inventaire périodique et annuel des immobilisations ;
• Superviser la gestion des stocks de fournitures de bureau, de carburant, Etc. ;
• Développer les actions idoines pour le respect des clauses juridiques, administratives et financières dans les différents accords liant la CPCSP aux différents partenaires (Etat, Bailleurs de fonds, etc.) Et en assurer le suivi, en relation avec le coordonnateur ;
•  Contribuer à la préparation de toute la documentation nécessaire pour l’examen trimestriel semestriel ou annuel des plans d’exécution des activités de la CPCSP dans les domaines relevant de sa compétence (administration, finances, ressources humaines) ;
•  Veiller à l’application des dispositions administratives, financières et comptables prévues dans le manuel de procédures et faire le suivi régulier de l’élaboration et/ou de l’actualisation du manuel des procédures et celle de l’ensemble du système informatique de la CPCSP ;
•  Préparer et assister les audits interne et externe financiers et de supervision des bailleurs de fonds ;
•  Veiller à l’application des recommandations issues des audits annuels ;
• Prendre toutes les diligences nécessaires afin que l’audit des comptes puissent se passer dans les délais requis et dans de bonnes conditions ;
•  Organiser et mettre en œuvre un contrôle de gestion sur les tableaux de bord et des contrôles périodiques permettant de suivre les interventions des différents bailleurs impliqués dans la mise en œuvre des activités de la CPCSP ;
• Contribuer à la rédaction de la partie administrative et financière des appels d’offres, des termes de références, des contrats, et suivre l’exécution de ces derniers, en rapport avec les autres domaines de la CPCSP.

Gestion des Ressources Humaines

• Assurer la gestion et le suivi administratif des contrats ;
• Rédiger les contrats des consultants ou autres personnes sous contrat avec l’agence, dans le respect des dispositions réglementaires (Code du travail, etc.) ;
• Élaborer et superviser les plans annuels de renforcement des capacités du personnel ;
• Organiser et répartir les tâches du personnel de soutien et superviser leur travail ;
• Assurer l’évaluation du personnel sous sa supervision ;
• Organiser et apporter son assistance au recrutement du personnel et gérer les dossiers y afférents ;
• Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le coordonnateur.

Profil requis 

Le Responsable Administratif et Financier doit :

• Etre titulaire d’une formation universitaire (Bac+5) reconnue en sciences administratives, économiques, de gestion ou en finances et comptabilité avec l’un des diplômes suivants : Maîtrise en Sciences Economiques et de Gestion, DESCF, DESCOGEF, DSCG, MSTCF, ou équivalent ;
• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins de dix (10) ans en audit, en finances, dans une entreprise, des Unités de Coordination et de Gestion de Projets (UCGP) de développement, en cabinet d’audit, ou une ONG, ou comptabilité, L’expérience en Gestion de Ressources Humaines serait un atout ;
• Maîtriser les différentes techniques de gestion comptable et de suivi financier des projets de développement financés par les bailleurs de fonds ;
• Avoir une bonne connaissance des procédures de financement de Unité de Coordination et de Gestion de Projets suivies par les institutions financières internationales et de la BAD en particulier serait un atout ;
• Avoir une solide connaissance de l’environnement économique au Sénégal ;
• Avoir un esprit d’initiative et une rigueur dans le traitement des dossiers. Être apte à renforcer les capacités de ses collaborateurs ;
• Avoir des qualités axées sur la résolution des problèmes et être capable d’identifier les réponses à apporter aux problèmes révélés ;
• Avoir les qualités nécessaires pour motiver une équipe, des qualités de leadership, une vision stratégique, de la patience et de la diplomatie dans les relations interpersonnelles et esprit d’entreprise ;
• Avoir une excellente capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction ;
• Avoir une bonne maitrise des logiciels courants de comptabilité et de l’outil informatique et bureautique ;
• Avoir un sens de l’organisation, de la responsabilité, de la rigueur et de l’intégrité ;
• Connaitre les procédures liées à la commande publique et celles des principaux bailleurs de fonds ;
• Avoir une bonne capacité en analyse financière, en com­munication et en rédaction des rapports financiers ;
• Avoir de bonnes connaissances informatiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.) ;
• La maîtrise de la gamme de logiciels de gestion comptable et financière des projets financés par la Banque mondiale et la Banque africaine de développement (TOM2PRO, FINPRO, FINPRO, etc.) est obligatoire.

Durée de la mission 

La mission sera réalisée pour une durée de 24 mois renouvelable.

Conditions générales de recrutement

Critères d’évaluation

•  Qualification technique : Diplôme universitaire (Bac+5) reconnue en sciences administratives, économiques, de gestion ou en finances et comptabilité avec l’un des diplômes suivants : Maîtrise en Sciences Économiques et de Gestion, DESCF, DESCOGEF, DSCG, MSTCF,   critère éliminatoire

Expérience générale : Au moins dix (10)  ans d’expérience de Gestion Administrative, Comptable et Financière (30 pts)

• Expérience dans la Gestion financière, comptable et administrative des organisations (15 pts)
• Expérience dans la Gestion des Ressources Humaines (05 pts)
• Expérience des politiques bailleurs de fonds (BAD, Banque Mondiale, AFD, etc.) (10 pts)

Expériences spécifiques (70 pts)

• Expérience dans Gestion financière, comptable et administrative des organisations de Projets de développements financés par les bailleurs de fonds, notamment la BAD, la Banque Mondiale, l’UE, l’AFD, etc. (20 pts)
• Bonne maîtrise de la gamme de logiciels de gestion comptable et financière des projets financés par la Banque mondiale et la Banque africaine de développement (TOM2PRO, FINPRO, FINPRO, etc.) (20 pts)
• Expérience dans l’environnement institutionnel et fonctionnel de l’Administration publique au Sénégal (10 pts)
• Expérience dans la rédaction de rapports de suivi technique et financier (10 pts)
• Expérience en matière de Gestion des ressources Humaines (05 pts)
• Bonnes capacités de communication orale et écrite (05 pts)

Modalités de recrutement

La sélection se fera en 2 phases, selon les procédures de la BAD : (i) Évaluation des dossiers de candidature (Analyse approfondie du CV). La note technique minimum de qualification (Nt) requise est de 80 points. Le Candidat classé premier sera invité à négocier le marché.

NB : Avant l’attribution définitive du contrat, celui-ci sera négocié avec le candidat classé premier dans la liste finale. Les négociations portent essentiellement sur : les conditions techniques de mise en œuvre de la mission ainsi que les modalités de rémunération.

Dossier de candidature

Les candidats au poste devront soumettre une offre de candidature comprenant les éléments ci-après :

• Une lettre de motivation adressée au Coordonnateur de la Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi des Programmes (CPCSP) et ;
• Un Curriculum vitae (CV) du candidat daté et signé avec les adresses complètes du candidat mettant en exergue les expériences similaires au poste ;
• Les attestations certifiées ou attestations de service fait relatives aux déclarations ou expériences présentées dans le CV ;
• La copie certifiée conforme de l’original du diplôme exigé.

Le Projet innovant d’Accès aux Services d’Eau et d’Assainissement pour une Résilience Durable dans les Zones Défavorisées (PASEA-RD) se réserve le droit de vérifier l’authenticité des informations communiquées.

Les dossiers doivent être déposées au plus tard le vendredi 06 février 2025 à 16h00mn Temps Universel et porter expressément la mention « Candidature au poste de Responsable Administratif et Financier » soit :

• par dépôt physique au niveau de la « Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi/Ministère de l’Eau et de l’Assainissement, Adresse : SICAP Amitié II, Allées Seydou Nourou TALL angle Rue B, Villa n° 4023 – RC & 1er étage Dakar (Sénégal) tél : 33 859 04 99
• par voie électronique
  • sur le site : www.emploidakar.com
  • ou par courriel électronique : À l’attention de Monsieur Amadou DIALLO, Coordonnateur de la CPCSP

E-mail : projeau@gmail.com (avec copies à Pape Kandé CAMARA : papekande65@gmail.com  et Abdoul Aziz NDIAYE : abdoufa2004@gmail.com.)