Stagiaire Polyvalent en Grants & Soutien Admin

À propos

Acted est une ONG internationale qui travaille actuellement dans 43 pays. En 2023, Acted a soutenu plus de 27 millions de personnes grâce à un budget annuel de 621M€. IMPACT et Acted collaborent depuis 2010 dans différents pays. Les programmes d’IMPACT sont mis en œuvre sous l’enregistrement de, et avec le soutien opérationnel du partenaire global d’IMPACT, Acted. Le soutien sur le terrain couvre les aspects opérationnels tels que l’approvisionnement, la gestion de la sécurité, les ressources humaines nationales et la logistique. Cette collaboration, formalisé par un Memorandum of Understanding (MoU) global, assure unecoordination et une synergie efficaces dans leurs activités. De plus, un MoU spécifique à chaque projet est signé entre Acted et IMPACT afin d’encadrer tous les aspects de la collaboration sur ledit projet.

Créée en 2010, IMPACT Initiatives (IMPACT) est une ONG basée à Genève et spécialisée dans la fourniture indépendante de données dans les contextes de crise. L’objectif d’IMPACT est d’aider un large éventail de parties prenantes à prendre des décisions plus éclairées dans les contextes humanitaires, de stabilisation et de développement. IMPACT estime que l’engagement direct avec les communautés locales et leurs dirigeants est un moyen essentiel d’améliorer la planification etla prise de décision. Grâce à son équipe de spécialistes de l’évaluation, des données, des systèmes d’information géographique et de ses experts thématiques(climat, migration, AAP, etc.), IMPACT encourage la conception de recherches axées sur les individus et établie des normes pour la collecte et l’analyse de données rigoureuses et de haute qualité dans des environnements complexes. IMPACT vise également à favoriser les partenariats et à renforcer les capacitésdes principales parties prenantes.

Le/La stagiaire sera contractualisé(e) par Acted et IMPACT Initiatives pour soutenir le bureau régional sur les aspects Développement de projet et Grants etAdmin.

Descriptif du poste

Le/La stagiaire apportera son soutien au bureau régional en création, notamment aux départements Développement de projets & Grants et Admin. Il/Elle travaillerasous le management du Manager Développement de projets et Grants, et appuiera le travail du département en soutien aux pays couverts (ie. Mali, Burkina Faso, Niger, Tchad, Cameroun, République Centrafricaine, pays côtiers – Côte d’Ivoire, Ghana, Togo, Bénin), ainsi qu’au suivi et développements des projets régionaux gérés depuis Dakar. Selon les besoins observés par la Responsable FLATS, le/la stagiaire sera susceptible d’être sollicité pour un appui aux encours Admin.

Chaine de commande

Ligne de mangement : Manager Développement de projets et Grants

Liens professionnels

Internes:

• Coordination du bureau régional IMPACT
• HQ IMPACT (Finances / Logistique / RH / Audit / Grant Management)
• HQ Acted (Finances / Logistique / RH / Audit / Grant Management)
• Equipe régionale IMPACT
• Equipes pays IMPACT
• Départements PDD Acted des missions suivies

Externes:

• Organisations partenaires nationales et internationales

Objectifs

1. Appuyer le Manager Développement de projets et Grants dans la préparation des dossiers de propositions de projets
2. Suivre les échéances de reporting dans la zone de couverture
3. Développer des outils de suivi des opportunités financières
4. Réaliser un mapping des partenaires présents dans la zone

Devoirs et responsabilités

1. Suivi des étapes du cycle de gestion de projets

• 1. Appui au suivi, à la préparation et relecture des rapports dus aux bailleurs
  2. Appui au suivi des contrats en cours dans chaque pays (formation aux outils en place)
  3. Appui au suivi, organisation et préparation des événements de vie du contrat (ex. réunions de lancement, transition, clôture, réunions de suiviprogrammatique)

2. Levée de fonds

1. 1. Appuyer le Manager Développement de projets et Grants dans le développement des propositions (mise à disposition de templates, participation àla rédaction, suivi des lignes directrices des bailleurs, compréhension des stratégies pays et régionale)
   2. Mettre en place des processus de veille afin d’identifier de nouvelles opportunités
   3. Analyse des opportunités de financement pour appuyer la prise de décision sur le positionnement
   4. Réaliser une cartographie des bailleurs présents dans les zones d’intérêt

3. Soutien au suivi administratif / T&C

1. 1. Aide à la numérotation et à l’archivage numérique des documents de la mission
   2. Appels téléphoniques pour assurer le bon suivi des procédures et enregistrement des documents et pièces justificatives
   3. Accompagner le bon développement des procédures internes à la structure

Indicateurs clés de performance

• % de rapports de qualité soumis dans les délais
• Degré de satisfaction des missions pays soutenues
• Tenue régulière et dans les temps des réunions de suivi des projets (ie. Réunions de lancement, clôture, transition, suivi programmatique)
• Communication régulière sur la veille (identification des opportunités de financement)