Assistant administratif

Contexte

Family Health International (FHI360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste d’Assistant (e) Administratif (ve).

Description du poste 

Sous la Supervision du Procurement Officer, l’Assistant (e) Administratif (ve) aura pour mission d’assurer la gestion administrative du bureau de Dakar dans le respect des procédures de FHI 360 et de l’USAID.

Responsabilités

L’Assistant (e) Administratif (ve) endossera les responsabilités suivantes :

• Organiser les ateliers et séminaires du niveau national : réservations de salle, de chambres d’hôtels, besoins de transport, achat des petites fournitures, choix justifié des traiteurs éventuellement, paiement des frais des participants et factures annexes, etc.
• Maintenir à jour les fichiers des immobilisations ;
• Assurer le suivi des réparations préventives et ponctuelles des bâtiments ;
• Gérer les stocks de fournitures et les consommables.
• Assurer l’inventaire des équipements du projet et leur référencement ;
• Assister dans la rédaction et la gestion des courriers administratifs et la prise des notes lors des réunions de coordination ;
• S’assurer de la bonne gestion de la petite caisse ;
• S’assurer que les approvisionnements en carburant soient réguliers et optimisés ;
• Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules (Titre d’exonération, Admission Temporaire, Assurances, visites techniques ;
• Maintenir la bibliothèque du projet, en mettant en place de nouveaux fichiers si nécessaire et en s’assurant que les documents sont classés régulièrement ;
• Assurer la gestion des contrats et le suivi du service des femmes de ménage et des gardiens ;
• Aider à rédiger des correspondances de routine ;
• Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau ;
• Aider à la préparation des programmes pour les visiteurs, y compris les réservations & transfert ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes à la fonction, sur demande du superviseur et autres collègues de travail.

Education et expérience 

• Avoir le BAC + 2 en Gestion, Gestion Administrative, Gestion des Affaires ou son équivalent ;
• Une expérience de 1 à 3 ans en soutien administratif avec une ONG internationale;
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, capacité de hiérarchiser
  et de gérer plusieurs tâches ;
• Être méthodique et organisée
• Être honnête et de bonne moralité
• Bonne connaissance des procédures de l’USAID ;
• Expérience de travail dans des ONG est un atout.
• Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur …) ;
• Compétence professionnelle à l’oral, à la lecture et à l’écrit français obligatoire, compétence en anglais aussi préférée