Responsable logistique

Durée : 12

Date de prise de poste : 02Jan2025

Objectif général du poste

Le/la Responsable Logistique est garant(e) de la supervision du département logistique et de l’animation de l’équipe logistique. Il/elle participe aussi à la gestion de la sécurité en appui à la Directrice Pays. Il/elle est spécifiquement responsable de la chaine d’approvisionnement et apporte un soutien permanent aux programmes et aux bases de la mission en jouant son rôle comme partie de l’équipe de coordination de la mission.

Principales responsabilités

Coordonner les activités du département logistique

• Planification de la stratégie logistique de la mission avec la Référente Logistique siège
• Suivi de l’organisation et des activités logistiques de la mission : activités projet ou support (gestion des locations, électricité, communication internet…)
• Organisations logistiques des visites terrain / visites siège
• Définition et planification des besoins logistiques
• Apporter un support logistique aux bases et aux programmes
• Planification et gestion des coûts logistiques
• Application et standardisation des procédures logistiques telles que définies dans le Kit Log. V3 et éventuelles versions successives
• Définition de procédures supplémentaires si nécessaire avec la Réfèrent Logistique siège
• Définition des implications logistiques dans les « proposal » avec la Réfèrent Logistique siège Liaison avec le siège pour les aspects logistiques.
• Gestion de la chaine d’approvisionnement
  Monitorer la mise à jour du suivi des achats ;
• Élaborer le planning d’achat pour chaque projet (PAP) et le plan d’approvisionnement mission, gérer le planning hebdomadaire des achats, Informer les différents départements et les bases sur le traitement de leurs commandes.
• Contrôler les approvisionnements (qualité, prix, procédures kit log V3), Mettre à jour le catalogue et la liste de prix quand nécessaire, Superviser la gestion de stock (kit log). Réviser et valider les dossiers d’achats de plus de 2.500 EUR
• Faire de façon ponctuelle des analyses de marché.
• Contrôler les livraisons aux départements, Suivre le dédouanement des frets internationaux, planifier et gérer l’organisation des distributions aux bénéficiaires.
• Superviser l’archivage logistique physique et digitale (NHF et TEAMS)
• Gérer les relations avec les principaux fournisseurs
• Vieller sur l’application des politiques ACF antifraude, anticorruption, et assurer le maximum niveau de transparence et de professionnalité dans les procédures d’approvisionnement.
• Définition du planning d’achat et du budget logistique
• Assurer le respect de règles bailleurs spécifiques et des règles ACF. Rédiger des demandes de dérogations si nécessaire.
• Gestion du parc véhicules, des équipements et IT
  Superviser l’allocation et l’utilisation des véhicules de la mission,
• Superviser la gestion du parc véhicule et que les données saisis dans l’outil Terramar pour les véhicules soient correctes
• Supervision de la Maintenance et planification du replacement du parc roulant
• Superviser le Planning quotidien et hebdomadaire de mouvements.
• Suivi des coûts et planification de l’amortissement des véhicules de propriété en collaboration avec le département finance.
• Superviser et formation et briefings continus des chauffeurs,
• Superviser la gestion administrative (Assurance, documents, visite technique)
• Définir des besoins d’équipement sur la mission avec la Réfèrent Logistique siège
• Maintenir la jour la liste d’équipement mission
• Planification du financement, remplacement, des équipements avec la Réfèrent Logistique siège
• Gestion IT : paramétrage des ordinateurs, suivi, maintenance, gestion des logiciels. Point focal IT pour la mission du Sénégal

Gestion des activités sur le terrain

• Supervision, support et évaluation technique de l’équipe logistique dans les bases de la mission
• Organisation du département logistique en l’absence d’un logisticien
• Remise à niveau concernant les procédures logistiques
• Elaboration des fiches de poste avec le Réfèrent Logistique siège
• Elaboration des besoins en ressources logistiques avec le Réfèrent Logistique siège
• Briefing et induction logistique pour tout nouvel arrivant
• Mise en place de la Sécurité (appui au Directeur Pays)
• Participation à l’analyse du contexte
• Collecte d’information au niveau national
• Communication de l’information avec le CDM
• Centralisation des plans sécurités des bases
• Mise à jour du plan sécurité au niveau national (délégation du Directeur Pays)
• Controle de l’efficacité et de la mise à jour des plans sécurité
• Rédaction rapports d’incident et mise à jour SIRO.
• Briefing de sécurité pour les nouveaux staffs expatriés et employés nationaux
• Participation à la gestion de crise d’incidents sous la supervision du DP

Correspondez-vous au profil que nous recherchons ?

• Niveau d’études/diplôme spécifique : Bac + 3 ou expérience équivalente, formation, expérience ou des connaissances avérées en logistique
• Connaissances spécifiques /techniques souhaitées :
• Rigueur, sens de l’organisation, honnêteté, flexibilité
• Bonne connaissance des technologies réseaux et sans fil.
• Bonne connaissance en sécurité des systèmes et des réseaux
• Qualités organisationnelles
• Suivi budgétaire
• Connaissance de base en énergie, mécanique, construction
• Maitrise des procédures de stockage

Expérience préalable nécessaire 

• Expérience professionnelle de 5 ans dans le secteur de la logistique humanitaire
• Expérience en tant que technicien IT
• Connaissance du kitlog et des règles de sécurité.
• Expérience en management d’équipe
• Formation HEAT serait un plus

Compétences

• Capacité de communication et d’adaptation
• Capacités d’analyse
• Avoir un maximum d’autonomie et principalement orienté vers les résultats
• Gestion d’équipe, Coaching, capacité de donner des formations
• Résolution de problèmes et sens de la diplomatie
• Bonne réactivité et résistance au stress
• Précision dans la documentation
• Sens de la confidentialité
• Empathie
• Fortement engagé à promouvoir l’égalité de Genre

Langues

• Français courant.
• Wolof souhaité
• Anglais, un plus

Notre paquet remuneratif

Contrat de droit sénégalais. Rémunération suivant la grille Action Contre La Faim.

Action contre la faim s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, notamment le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et / ou l’inconduite financière; Nous nous attendons à ce que tout le personnel et les bénévoles partagent cet engagement en adhérant à notre code de conduite et autres politiques connexes et seuls ceux qui partagent nos valeurs et notre code de conduite seront recrutés pour travailler avec nous.